(virtuelles) Kongressmanagement – unser Portfolio

Analyse und Umsetzung

Wir analysieren mit Ihnen gemeinsam, welche technischen Rahmenbedingungen Ihre virtuelle Veranstaltung benötigt und unterstützen Sie bei der Umsetzung aller Inhalte auf die virtuelle Plattform inkl. der notwenigen Anpassungen bezüglich der Struktur sowie des Ablaufes Ihres Kongresses.

Interaktive Module

Begegnungen bleiben ein wichtiges Moment des Kongresses, bspw. mittels folgender Elemente:

• Votings & Umfragen
• Gamification – Möglichkeiten
• Chats zu den einzelnen Streams und Chat-Räume / Kommunikationsräume
• Einbindung der Social-Media-Kanäle

Posterausstellung

Der virtuelle Posterbereich wird ebenfalls mittels Präsentations- und Bewertungsfunktionen, bspw. mit Audiospur oder Videobotschaft, sowie mittels Like-Button interaktiv gestaltet. So können die Teilnehmenden den Publikumsliebling küren.

Briefings und Schulungen

Wir unterstützen alle aktiv am Kongress Beteiligte mit detaillierten Briefings und Schulungen und stehen selbstverständlich während des Kongresses unter der Service-Hotline-Telefonnummer für Fragen zur Verfügung.

Zertifizierung

Die Koordination der Zertifizierung Ihres Kongresses verbleibt nach wie vor in unseren Händen. Wir wissen um die Voraussetzungen für digitale Veranstaltungsformate (Workshops, On-Demand Inhalte, State the Art Programme) und bereiten diese in Abstimmung mit Ihnen für Ihren Kongress vor.

Nachvermarktung

Auf Wunsch richten wir sehr gern einen On-Demand Bereich ein, damit die Präsentationen im Nachgang zum virtuellen Kongress weiterhin erhalten bleiben. Dieser Bereich kann separat, d.h. nach dem Kongress, an zusätzliche Teilnehmergruppen vermarktet werden.

virtueller Kongress mit 600 Teilnehmenden und 65 live Vorträgen, 25 Ausstellern, 1.246 view hours
Schwerpunkt Refinanzierung/Interaktivität:
Durch das erfolgreiche Umgestaltung des Programms sowie die Integration mannigfaltiger Interaktionsmöglichkeiten zwischen Sponsoren/ Ausstellern und den Teilnehmenden gelang uns, für diesen Kongress eine ausgezeichnete finanzielle Beteiligung sicher zu stellen. Zudem wurden die Zeitleisten für das Programm gelockert und alle Beiträge bleiben für ein Jahr on demand auf der Plattform verfügbar.

Gesamtfinanzierung

Wir kümmern uns um die Erstellung und Planung einer realistischen Gesamtfinanzierung.

Monitoring

Während der gesamten Vorbereitungsphase erfolgt regelmäßige Berichterstattung mit Auswertung und Maßnahmenplanung für bspw. Kostenerhöhungen.

Kontoführung

Gerne übernehmen wir für Sie die vollständige Buchhaltung und Kontoführung und prüfen alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Inkasso

Auf Wunsch führen wir ein vollständiges und zeitnahes Inkasso der Teilnehmer- und Industrieeinnahmen durch.

Abrechnung

Selbstverständlich erhalten Sie von uns eine detaillierte Abrechnung mit Vorlage aller Belege nach dem Ende der Veranstaltung (ca. 8–12 Wochen).

Corporate Design

Wir entwickeln und integrieren für Sie ein stimmiges Corporate Design für eine einheitliche und optimale visuelle Kommunikation Ihrer Veranstaltung.

Veranstaltungswebsite

Wir übernehmen für Sie die Gestaltung und Pflege der Website für Ihren Kongress.

Werbung und Social Media

Wir sorgen für eine optimale Bewerbung Ihrer Veranstaltung bei themenbezogenen Kongressen und sozialen Netzwerken.

Print Media

Von der Redaktion und Gestaltung bis zur Versandkoordination von Druckmedien sind Sie bei uns bestens betreut.

Kooperationspartnerschaften

Gerne schließen wir für Sie auf Wunsch Medienkooperationen ab.

Presse und Public Relations

Gerne übernehmen wir für Sie die Erstellung von Pressemappen.

Kodexkonforme Sponsorenleistungen

Bei der Entwicklung von Sponsorenleistungen stehen für uns persönliche Ansprache, Individualität und Kodexkonformität im Vordergrund.

Wegeplanung  und Attraktivität

Um die Attraktivität aller Ausstellungsbereiche sicherzustellen, achten wir auf örtliche Begebenheiten und setzen auf durchdachte Teilnehmer-Wegeführung.

Eventgestaltung

Für mehr Publikum im Ausstellungsbereich organisieren wir für Sie Innovation-Tours, aktuelle Stunden, Catering und Live-Übertragungen.

Akquise

Gerne übernehmen wir für Sie die Akquisition von Förder- und Sponsorengeldern.

Sekretariat

Bei uns können Sie mit enger Abstimmung und tatkräftiger Unterstützung des wissenschaftlichen Sekretariats rechnen.

Online-Programm

Wir behalten alle Änderungen im Blick und aktualisieren für Sie permanent das Online-Programm.

Manuskriptmanagement

Gerne organisieren wir für Sie das komplette Abstractmanagement.

Reisemanagement

Wir unterstützen Sie bei der Planung der Reisen und der Kostenkontrolle.

Referentenhotline

Die permanente Erreichbarkeit der Mitarbeiter sichern wir durch die Einrichtung einer Referentenhotline.

Optimale Betreuung vor Ort

Der Vor-Ort-Betreuung aller Referenten messen wir großen Wert bei. Ob Medien-Check-In oder Rückzugsbereich, bei uns bleiben keine Wünschen offen.

Permanente Erreichbarkeit

Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen und Ihren Teilnehmern sowieGästen rund um die Uhr zur Verfügung.

Kundenfreundlichkeit

Wir haben stets ein offenes Ohr für die Wünsche der Gäste.

Onlineregistrierung

Sowohl für Einzel- als auch für Gruppenanmeldungen erstellen wir eine bequeme Online-Registrierung nach Ihren Vorgaben und Richtlinien.

Management der Veranstaltungsunterlagen

Gerne erstellen wir personalisierte Veranstaltungsunterlagen und organisieren deren Ausgabe.

Neue Betreuungskonzepte

Damit Ihre Veranstaltung in Erinnerung bleibt, setzen wir auf innovative Teilnehmerbetreuung und achten auf neue Trends wie Selbstdruck-Badges, etc.

Flexibilität

Klappt irgend etwas nicht … wir setzen uns sofort an die Lösung.

Datenpflege

Auf Wunsch organisieren wir für Sie das gesamte Kontakt- und Dokumentenmanagement und kümmern uns um die Aktualisierung der Daten.

Buchhaltung

Gerne übernehmen wir das Finanz- und Rechnungswesen für Ihre Gesellschaft und managen die Beitragszahlungen nach gewünschten Kriterien.

Vor- und Nachbereitung der Sitzungen

Ob Mitgliederversammlungen oder Vorstandssitzungen, wir kümmern uns gerne um die gesamte Vor- und Nachbereitung.

Kommunikation

Bei Bedarf organisieren wir für Sie die Abonnement- und Newsletterverwaltung.

Qualitätsmanagement

Für die Sicherung der Qualität richten wir ein getrenntes Beschwerdemanagement für Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Sponsoren ein.

Evaluieren mit Kongress-App

Mit dem Tool „Evaluieren“ können die Teilnehmer einzelne Vorträge direkt und anonym bewerten, was für die Entwicklung nachfolgender Kongresse sehr hilfreich ist.

Inhaltliche Mitgestaltung

Als langjähriger Partner organisieren wir halbjährlich Kreativ-Meetings und steigen inhaltlich in die Gestaltung Ihrer Veranstaltungen ein.

Detaillierte Vorausplanung

Wir übernehmen für Sie die Aufsicht während der Auf- und Abbautage, bereiten alle erforderlichen Kongressmaterialien vor, bestellen und koordinieren das Catering, erstellen einen detaillierten täglichen Ablaufplan und einen detaillierten Personaleinsatzplan.

Optimale Vor-Ort-Betreuung

Wir errichten und betreuen ein zentrales Kongressbüro, koordinieren das Subunternehmerpersonal und betreuen die Veranstaltungstechnik. An den wichtigsten Schnittstellen finden Sie unsere Mitarbeiter und können sich einer freundlichen und kompetenten Betreuung Ihrer Teilnehmer, Referenten und Aussteller sicher sein.